Recomendaciones para la gestión efectiva del tiempo
Los procesos y los flujos de trabajo han cambiado en los años pero todos tenemos el mismo tiempo cada día (24h) y cada semana (7d). ¿Por qué sentimos que nos cuesta organizarnos y lograr las tareas que tenemos por hacer en temas personales o universitarios? Acompáñanos en este post para cambiar desde hoy tus hábitos de organización del tiempo y ser más productivo.
¿Qué implica?
La gestión del tiempo se debe enfocar en definir las tareas que debemos hacer y escoger las que no. Se trata de tener un enfoque en la productividad y reconocer los espacios que tenemos para hacer las tareas.
¿Qué no implica?
No se trata ni de hacer varias cosas al mismo tiempo, ni de decirle a todo que sí ni tampoco de gastar tiempo siendo perfeccionista, ni mucho menos de procrastinar para evadir lo que debes culminar.
Introducción
Deja a un lado las comparaciones. Evalúa tu caso particular y revisa las áreas de tu vida en la que divides tu tiempo (estudio, tiempo personal, etc).
Crea una estrategia considerando:
(1) Los objetivos que quieres alcanzar en cada una de esas áreas de tu vida.
(2) Tus tareas y actividades pequeñas que son el paso a paso para alcanzar tus objetivos.
Lleva las actividades a tu agenda y ponle fecha y hora a cada actividad. Una vez tengas todo puesto en una agenda verás el panorama más claro y podrás enfocarte en herramientas para ayudarte.
Algunas herramientas análogas o digitales que te pueden ayudar son:
(1) Agendas: te abre una visión por día y también de un año completo. Te deja hacer anotaciones amplias y revisar sobre lo ejecutado. Tiene un buen alcance hacia el futuro: te deja programar tareas para fechas específicas.
(2) Cuadernos: útil para mantener listas de tareas, revisar sobre lo ejecutado y hacer anotaciones grandes.
(3) Notas adhesivas: te permiten hacer anotaciones o recordatorios rápidos. Como quedan en un solo lugar, deben ser notas muy específicas.
(4) Herramientas digitales: agendas digitales, como aquellas vinculadas a las cuentas de correo electrónico; recordatorios, tanto para citas como para tareas específicas; notas, las cuales te permiten hacer lo que harías en un cuaderno, pero con las ventajas que brinda la tecnología; aplicaciones basadas en el método Kanban como Trello o Asana; aplicaciones de bloqueo, las cuales nos permiten bloquear ciertos distractores de nuestros dispositivos móviles; aplicaciones de concentración como Forest.
Puedes aplicar estas buenas prácticas de gestión del tiempo:
(1) Planear tu tiempo libre.
(2) Escribir tus logros y avances.
(3) Hacer seguimiento.
(4) Aprovechar tiempos del transporte.
Por qué o para qué gestionar el tiempo
Han cambiado los flujos de trabajo (velocidad de los procesos) y las tareas que debemos cumplir (corremos por estar disponibles, tenemos angustia de contestar rápidamente a los mensajes, etc). Esto incluye los flujos, procesos y actividades en todos los aspectos de tu vida. Si el tiempo es fijo y el proceso dinámico, debes entonces enfocarte en optimizar los flujos de trabajo y gestionar las tareas que tienes por hacer. Toma la decisión sobre qué vas a hacer y que no vas a hacer.
¿Eres realmente productivo o solo estás ocupado?
Hacer multitasking (multitareas) no es lo óptimo. Revisa tu día:
Comienzas con una agenda inicial.
Luego surgen nuevos temas importantes.
La suma de estos dos puntos puede resultar en desenfoque. Tener muchas tareas y no saber por dónde comenzar nos tiene ocupados y no productivos. Debes gestionar las distracciones y las tareas adicionales que hacen que pierdas el enfoque en tu día.
Productividad viene de la cantidad de producción que podemos tener y el uso de los recursos que necesitamos para esa producción. La producción son las actividades y proyectos con los que te comprometes, y el recurso principal eres tú y tu tiempo. Sácale el mayor provecho a tu tiempo para cumplir tus compromisos con mucha calidad.
¿Cómo llegamos a ese punto de calidad sin trabajar de más o sin dedicarle poco tiempo con resultados pobres?
En la parte más baja de la gráfica anterior, tenemos un eje en el tiempo en el que nos demoramos poco en hacer una tarea pero a nivel de valor no estamos entregando trabajo de calidad, son tareas mediocres. En la parte superior de la curva azul, observamos que cuando le dedicamos mucho más tiempo (quizás innecesario) para obtener más valor estamos siendo perfeccionistas. Para que tu tiempo sea productivo, le saques mayor provecho e igual entregues trabajo de calidad, el punto ideal es el E, justo cuando empieza a cambiar la tendencia de la curva y tú puedes dedicarle un buen tiempo al trabajo, entregar trabajo de calidad, sin agotarte o dedicar demasiado tiempo de tu agenda que no lo vas a necesitar.
Resumen de los puntos de la gráfica:
M = MEDIOCRE: Tareas realizadas en poco tiempo sin calidad.
P = PERFECCIONISTA: Entrega productos de valor pero se demora mucho en el proceso.
PUNTO MEDIO = E = EFICACIA: Dedicar un buen tiempo entregando tareas de calidad con un buen resultado sin agotarte.
Entiéndete para organizarte
¿En qué utilizas tu tiempo realmente? Entiende cómo eres para organizarte.
Autoevaluación:
(1) ¿Cómo es una semana típica en tu vida? Piensa: te levantas temprano, vas a la uni, estás estudiando en las noches, en qué utilizas tus findes, etc.
(2) ¿En qué cosas te comprometes?
(3) ¿Sueles decir que sí a todo? Por ejemplo: cuando te invitan a salir por la noche y sábes que al siguiente día debes madrugar.
(4) ¿Comienzas una semana reconociendo qué harás o qué necesitas alcanzar en la semana? ¿Simplemente dejas que los días lleguen y te sorprendan?
La idea es que comiences una semana, incluso cada día, sabiendo qué tareas debes hacer.
Metas y áreas de tu vida
Ya tienes las áreas específicas y esa meta principal que es tu objetivo. Cualquier actividad que hagas por fuera de esa meta no es necesario hacerla, no es productiva y te estás desenfocando.
Al tener claridad en relación a las actividades específicas para lograr tu objetivo, les debes poner fecha y deben hacer parte de tu agenda. Te compartimos un ejemplo:
Priorización de tareas
Utiliza criterios de priorización para determinar qué actividades realizar primero.
(1) Urgentes: requieren tu atención inmediata y tienen fecha de entrega.
(2) Importantes: tienen un objetivo y producen resultados tangibles.
Puedes crear una matriz de criterios de priorización para ayudarte en esa tarea:
(2) Urgentes e importantes: son temas importantes pero que tuvieron poca planeación y no alcanzaste ejecutar en el momento adecuado.
(1) Urgentes y no importantes: actividades que debes realizar inmediatamente. Son actividades que no están alineadas con un objetivo o meta, pero se convirtieron en urgentes.
(4) No urgentes e importantes: son actividades con objetivos y metas con los tiempos adecuados para desarrollar sus procesos. Ahí deberían estar todas tus tareas en etapa de planificación.
(3) No urgentes y no importantes: son tareas que pueden ser divertidas pero hacen que pierdas tiempo. ¡Elimínalas!
Claves para decidir sobre tu tiempo:
Buenas prácticas
- Recuerda que sí hay suficiente tiempo.
- Implementa las 3 C: calma, claridad y conexión.
- Tómate pausas entre tareas.
- Aparta espacio para planear.
- Procura cerrar pendientes.
- Piensa en el beneficio de cada actividad.
- Toma decisiones (por ti mismo).
- Define cuánto tiempo dedicarás a cada tarea.
- Recuerda que planear no es lo mismo que llenar una agenda.
- Escribe tus logros al terminar el día.
Cosas que debes evitar
- No digas sí a todo.
- No trabajes de más.
- No te pongas metas poco realistas.
- No caigas en distracciones.
- No te estanques en actividades innecesarias.
- No hagas multitasking.
- Evita malos hábitos de alimentación.
- Evita el desorden en tu espacio de trabajo.
Cosas que debes incluir en la planeación de tu semana
- Citas con fechas.
- Tiempo libre, hobbies.
- Seguimiento a procesos.
- Fechas de entrega.
- Recordatorios.
- Actividades específicas.
- Horas de entrada y salida.
Optimizar el proceso para alcanzar resultados
Identifica cuál es tu motivación a la hora de iniciar una tarea. Es ideal que puedas disfrutar el proceso y no solo pensar en el resultado. Incluso aquellos procesos que resulten tediosos o complicados, pueden ser simplificados u optimizados. Esto incrementará tu compromiso con cada paso de la tarea y así mismo tu motivación con la misma. Para esto puedes:
- Dividir tareas grandes y complejas en partes más pequeñas.
- Hablar con otras personas sobre lo que funciona para ellas en esas situaciones.
- Pedir ayuda cuando sea necesario.
Consejos finales:
(1) Conócete a ti mismo. ¿Qué te motiva y qué te distrae? Sé sincero contigo mismo.
(2) Sé persistente y resistente en el proceso.
(3) Sé flexible. Se puede ir jugando con la agenda, lo importante es no incumplir y no dejar pendientes sin hacer.
(4) Evalúa tus días o semanas para saber qué tanto has avanzado hacia tus metas y rediseña tus métodos en base a eso.
(5) Facilita un ambiente propicio para el estudio.
dannyprol
